1. Nguyên tắc 3T
• Think before speaking : thận trọng, cân nhắc kỹ càng trước khi nói giúp bạn không rơi vào những tình huống khó xử.
• Think on paper: viết ra giấy những điều quan trọng bạn muốn nói để không bỏ sót bất kỳ điểm nào.
• Take time: dành nhiều thời gian để chuẩn bị cho những cuộc gặp gỡ quan trọng, bạn sẽ diễn đạt hết những gì mình muốn nói và có thể xử lí kịp thời, khéo léo khi rơi vào trường hợp bất ngờ hay lúng túng.
2. Thời điểm
Chọn thời điểm thích hợp để giao tiếp sẽ giúp bạn đạt kết quả như mong muốn. Ví dụ, bạn muốn nhờ đồng nghiệp giải quyết một rắc rối, đừng chọn lúc họ đang phải giải quyết những khó khăn của họ, họ sẽ không có thời gian và tâm trí để giúp bạn. Không những vậy, họ sẽ cảm thấy không thoải mái và tỏ ra bực bội, khó chịu với bạn.
3. Con người
Bạn nên quan sát tâm trạng và khả năng lĩnh hội của người mà bạn muốn trò chuyện trước khi mở lời. Khi tâm trạng tốt, người ta sẽ cởi mở và dễ chấp nhận, tiếp thu ý kiến của người khác. Sự mệt mỏi và lo lắng sẽ làm họ thiếu tập trung và không thoải mái khi giao tiếp. Vì vậy, bạn nên bắt đầu bằng câu hỏi như “Anh/Chị có rảnh để trao đổi một vài công việc với em được không?” hay “Bạn có thể cho tôi 10 phút để nói chuyện được không?”. Nếu họ bận, bạn nên hẹn một thời điểm khác thuận tiện cho họ.
4. Những yếu tố cản trở việc giao tiếp
Nhạc, tiếng ồn, ánh sáng quá chói, tranh ảnh gây mất tập trung, người ra vào thường xuyên…là những yếu tố cản trở việc giao tiếp của bạn. Hãy loại bỏ những yếu tố này sẽ giúp cuộc nói chuyện thoải mái và tập trung hơn, đặc biệt khi bạn cần nói chuyện để giải quyết những vấn đề quan trọng. Hãy nhớ rằng, 10 phút tập trung vào câu chuyện sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề hơn là 30 phút nhưng bị gián đoạn bởi những yếu tố xung quanh.
B. Sự rõ ràng
1. Nguyên tắc 3S: giúp bạn tránh được những hiểu lầm trong giao tiếp và để mọi người hiểu rõ bạn muốn gì.
• Say what you mean: nói điều bạn nghĩ, sử dụng ngôn từ, câu chữ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu.
• Say what you want: nói điều bạn muốn, đưa ra yêu cầu/ý kiến/mong muốn của mình một cách rõ ràng và trực tiếp.
• Say what you feel: nói điều bạn cảm nhận.
2. Nói ít hiểu nhiều:
nói chậm rãi và bạn có thể dùng những câu nói thông dụng để diễn đạt ý của mình. Ví dụ, bạn có thể dùng câu “Tiền nào của nấy” để diễn đạt ý giá cả đi liền với chất lượng và ngược lại.
C. Sự lắng nghe
Để cuộc nói chuyện đi đến kết quả như bạn mong muốn, bạn cần đặt mình vào tâm trạng và hoàn cảnh của người bạn đang giao tiếp để hiểu họ hơn. Lắng nghe giúp bạn hiểu được những điều họ nói và cả những điều họ không nói ra. Để hiểu được đối phương bạn cần:
1. Tập trung vào người đang nói, hướng người về phía trước thể hiện bạn đang lắng nghe họ. Không nên ngắt lời, đưa ra nhận xét hay bình phẩm khi họ đang nói.
2. Khi người nói vừa dứt lời, đừng nên đáp lại ngay. Dừng lại một lúc trước khi nói giúp bạn hiểu người nói ở mức độ cao hơn.
3. Đặt câu hỏi. Bạn không nên nghĩ rằng mình hiểu hết những gì mới nghe thấy. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngại hỏi lại “Có phải ý bạn là…?”. Nếu không chắc những gì mình đã nghe hãy lập lại những lời đó để xác nhận với người nói, ví dụ “Bạn đã nói… Như vậy có đúng không?”. Những câu hỏi này sẽ giúp bạn tránh hiểu nhầm và cũng thể hiện sự quan tâm, lắng nghe của bạn.
D. Dành thời gian để người nghe tiếp nhận thông tin mới trong giao tiếp
Ai cũng cần thời gian để tiếp nhận những thông tin mới, đặc biệt là những thông tin hay ý kiến yêu cầu họ thay đổi thói quen hay quan điểm của mình. Theo tự nhiên, ai cũng nói “Không” trước sự thay đổi hay ý kiến mới. Chính vì vậy, hãy dành cho người nghe khoảng 72 giờ để tiếp nhận và suy nghĩ về những thông tin này.
Vì bản chất con người là không thích thay đổi nên khi mở lời về những ý tưởng mới, bạn nên chọn cách tiếp cận như sau: “Tôi đang nghĩ không biết mình có thể thực hiện/giải quyết vấn đề theo hướng này được không? Anh thấy sao?”. Khi bạn không áp đặt chủ kiến của mình thì người nghe sẽ thấy cởi mở và thoải mái hơn khi lắng nghe bạn.
Cuối cùng, để giao tiếp tốt, cơ bản là bạn phải đặt trọng tâm vào người mà bạn đang nói chuyện và tập trung vào câu chuyện. Hãy cởi mở, thân thiện và lịch sự để những cuộc gặp gỡ không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề nào đó mà còn mang lại cho bạn những mối quan hệ tốt đẹp trong công việc lẫn trong cuộc sống!
