Ở cương vị một người quản lý, xây dựng và lãnh đạo nhóm là một kỹ năng vô cùng cần thiết mà bạn phải thành thạo. Công việc này không chỉ đơn giản là tập hợp những cá nhân thích hợp lại với nhau.
Khi bắt tay xây dựng một đội, nếu bạn có nhiều sự chọn lựa thì việc đánh giá điểm mạnh và yếu của từng nhân viên là một cách hữu hiệu để hình thành một nhóm nhân viên dựa trên yếu tố kỹ năng. Xung quanh bạn luôn có những người giỏi, cẩn thận đừng để cảm giác chủ quan lấn áp dẫn đến việc bạn chọn lựa các thành viên trong nhóm vì những nét tương đồng với bạn, thậm chí đấy là những bản sao của bạn.
Quyết định của bạn sẽ ảnh hưởng đến một hay nhiều cá nhân. Vì thế, bạn phải biết chắc rằng những người mà bạn chọn lựa có quan tâm và muốn làm việc trong môi trường tập thể. Một bài toán nữa cũng không kém phần hóc búa đang chờ bạn là làm sao tạo ra môi trường và phương thức làm việc theo nhóm hiệu quả. Thử áp dụng 13 bước sau đây, bạn sẽ tìm ra một đáp án thích hợp cho công việc quản lý nhóm của mình.
Mọi người vì công việc
Trình bày rõ ràng những kế hoạch dài hạn mà nhóm của mình đang phụ trách. Là người quản lý, bạn phải thường xuyên nhắc nhớ và cũng cố tinh thần của họ cùng hướng về những mục tiêu này. Trong quá trình làm việc, nhiều nhân viên thường bị chi phối và tập trung vào những vấn đề trước mắt mà quên đi những kế hoạch lâu dài. Khi có một vài thành viên bị chệch hướng, những người còn lại hãy giúp họ theo kịp qui trình làm việc để tránh những rắc rối về sau.
Xác định rõ vai trò, điểm mạnh của từng thành viên
Bạn cần phải xác định rõ vai trò cũng như trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm. Đây là vấn đề cốt yếu ảnh hưởng đến sự thành bại của một tập thể trong công việc. Biết rõ phận sự, giới hạn về quyền hành và thời gian của mình sẽ giúp mọi người trong nhóm dễ làm việc với nhau hơn. Khuyến khích tính đồng đội bằng cách phân chia công việc rõ ràng cụ thể. Với cách này, mỗi thành viên sẽ dễ dàng nhận ra trách nhiệm của mình, thậm chí họ còn có thể phát huy được những kỹ năng vốn có vào công việc.
Đưa ra những mục tiêu cụ thể
Các thành viên trong nhóm cần phải phấn đấu vì bản thân và vì mục tiêu chung trong công việc. Bạn phải thúc đẩy họ cố gắng hoàn thành những kế hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn. Cùng hướng về một mục tiêu cụ thể, dần dần các nhân viên sẽ làm việc theo đúng nội quy với một tinh thần tự giác. Thêm vào đó, sức ép công việc và những tự ái cá nhân ít có cơ hội xuất hiện phá hoại tính đồng đội.
Thoải mái chia sẻ thông tin
Những lời nói bóng gió là một kẻ thù nguy hiểm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cũng như tính đồng đội. Bạn nên lưu tâm xây dựng một môi trường làm việc cởi mở và thân thiện để mọi thành viên đều cảm thấy thoải mái trong việc giao tiếp với nhau. Với những điều còn khuất tất, bạn cần phải đưa ra lời giải thích rõ ràng giúp mọi người cùng thông suốt về vấn đề đó.
Xây dựng niềm tin
Luôn đáng tin cậy và giữ lời hứa là hai đức tính cần thiết cho một người lãnh đạo nhóm như bạn. Khen thưởng và đưa ra hình thức kỷ luật công bằng với tất cả các thành viên trong nhóm của bạn.
Biết kiên nhẫn
Nếu nhóm của bạn không đạt được hiệu quả như công ty yêu cầu ở kế hoạch đầu tiên, hãy cho họ thời gian xem xét lại quá trình cộng tác và các bước tiến hành công việc, cũng như cố gắng triệt tiêu những bất đồng còn tồn tại. Không ai thành công ở lần đầu tiên, bạn càng nôn nóng thì kết quả càng tệ hơn là bạn mong đợi.
Luôn khuyến khích, động viên
Mời gọi sự tham gia và đóng góp của mọi người trong mọi trường cụ thể. Động viên họ học hỏi thêm những kỹ năng mới nếu cần thiết để phát huy những điểm mạnh ở mỗi người. Kêu gọi tinh thần trách nhiệm ở từng thành viên. Nhận biết ưu thế của từng cá nhân và sẳn sàng hỗ trợ những khi cần thiết.
Đề cao tinh thần đồng đội
Thường xuyên tổ chức các hoạt động mang tính tập thể. Khen thưởng thành tích chung chứ không phải của một cá nhân nào đó. Ở môi trường làm việc nào cũng sẽ có những nhân viên nổi trội. Tuy nhiên, bạn chỉ nên giữ sự nhìn nhận đó cho riêng mình. Không nên bày tỏ hay khen ngợi anh ta như một tấm gương để mọi người noi theo. Loại bỏ ngay tính vị kỷ cá nhân trong công việc.
Nuôi dưỡng sự hăng hái, nhiệt tình
Có thể bạn chưa biết, sự hăng say nhiệt tình của người này rất dễ tác động đến người kia. Bạn cần nhận ra điều này và nắm bắt để khoấy động nên sự hăng hái nhiệt tình cho toàn đội. Cũng như, bạn hãy đặt niềm tin vào các đồng nghiệp của mình, họ sẽ không làm bạn phải thất vọng đâu.
Tạo không khí vui vẻ
Sức mạnh tập thể có thể mang đến những hiệu quả bất ngờ, bạn hãy dành thời gian để các nhân viên của mình thư giãn và chia sẻ niềm vui với nhau. Bạn có thể cùng họ ăn trưa hay làm vài ly bia tán gẫu sau giờ làm việc. Khuyến khích các cuộc vui chơi trong những ngày nghỉ giúp các thành viên ngày càng thân thiện với nhau hơn. Khi ấy, mỗi người trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy tất cả họ là những cá nhân không thể thiếu của một tập thể, họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc hơn.
Giảm bớt quy tắc, luật lệ
Đừng ép buộc các nhân viên của bạn làm việc và giải quyết công việc theo một khuôn mẫu nhất định. Hãy để họ xác định phương cách hình thức cộng tác với nhau. Hãy linh động hơn về giờ giấc trong công việc. Bạn sẽ thấy hiệu quả công việc tăng lên bất ngờ và không phụ thuộc vào việc họ có đến và về chính xác như đồng hồ quy định của công ty. Linh hoạt trong cách quản lý là một yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của một tâp thể.
Biết lắng nghe
Bạn phải luôn cởi mở và nghiêm túc trong việc tiếp thu ý kiến của mọi người, không nên vắng mặt trong các cuộc họp hội thảo, cho dù đó là cuộc hợp nghiệm thu kết quả công việc hay xây dựng chiến lược cho một mục tiêu mới. Thật buồn cười khi nhiều công ty sẳn sàng chi trả hàng đống tiền cho các nhà tư vấn, trong khi đó họ quên mất là cũng cần hỏi ý kiến nhân viên của mình, những người cùng họ đi trên một con tàu, hiểu rõ môi trường và phương thức làm việc của công ty và cùng hướng về một mục tiêu chung.
Đóng vai trò một người đại diện
Đưa ra danh sách những việc cần làm và mục tiêu đạt được và để các thành viên trong nhóm tự đề ra kế hoạch thực hiện. Hãy chứng tỏ niềm tin của bạn đối với năng lực của nhóm làm việc, bạn chỉ đưa ra lời đề nghị về thời hạn hoàn thành.
Cuối cùng, khi giữ vai trò lãnh đạo một nhóm, bạn nên nhớ hãy bắt đầu câu chuyện bằng “ chúng ta” hơn là “ tôi”. Mỗi khi có sự cố, thay vì phàn nàn, hãy giải quyết mọi việc với nhân viên một cách bình tĩnh và một tấm lòng rộng mở.